Access-, Excel-, Calc-, CSV-Dateien importieren

In einer Datenbankanwendung wie Microsoft Access® bzw. in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel® oder OpenOffice.org Calc® liegen Daten in strukturierter Form vor:

In der ersten Zeile (Spaltenkopf) findet sich in der Regel eine kurze Beschreibung, welche Art von Daten in welcher Spalte eingetragen ist. In jeder Tabellenzeile beginnt ein neuer Datensatz. Auch einfache Textdateien können Daten enthalten, die in dieser Form strukturiert sind. Solche Dateien lassen sich gut in Citavi importieren.

Wenn Sie das erste Mal eine Datei mit tabellarischen Daten importieren, definieren Sie, welche Dokumententypen aus der zu importierenden Datei den Dokumententypen in Citavi entsprechen. Gibt es beispielsweise in der Datei den Dokumententyp Buch, so legen Sie fest, dass alle Daten, die sich auf ein »Buch« beziehen, in Citavi als Daten einer Monographie eingetragen werden sollen (s. unten Schritt 7).

1. Wählen Sie in der Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren.
2. Wählen Sie die Option Aus einer Datei mit tabellarischen Daten und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie, ob Sie eine Access-, Calc-, Excel-, SQLite oder eine Textdatei (Dateiendung *.txt oder *.csv) importieren möchten. (Wenn Sie bereits eine Importdefinition erstellt haben, erscheint diese hier mit der vorangestellten Formulierung [Eigene Importdefinition]).
4. Wählen Sie die zu importierende Datei auf Ihrer Festplatte aus. Gegebenenfalls enthält die Datei importierfähige Daten, die auf mehrere Blätter (Excel, Calc) oder auf mehrere Tabellen (Access) verteilt ist. Wählen Sie das Blatt oder die Tabelle aus, die die zu importierenden Dateien enthält.
5. Wenn die Datei nur einen einzigen Dokumententyp enthält (z. B. Zeitschriftenaufsätze) und darum keine Spalte mit Informationen über die Art der Dokumententypen aufweist, wählen Sie im Auswahlfeld Spalte den Eintrag Nicht vorhanden.
   Wenn die Datei Daten unterschiedlicher Dokumententypen enthält, wählen Sie im Auswahlfeld Spalte den Spaltennamen, der auf die Spalte mit den Dokumententypenbezeichnungen in der zu importierenden Datei verweist. Tragen Sie die Bezeichnungen für die Dokumententypen in der Datei neben die Bezeichnungen ein, die Citavi verwendet.
6. Wählen Sie den Dokumententyp in Citavi aus, für den Sie nun die einzelnen Feldzuordnungen vornehmen möchten.
7. Ordnen Sie jeder Spalte der Datei das korrespondierende Feld in Citavi zu.
   Anmerkung: Für den erfolgreichen Import ist es nötig, dass mindestens eine Spalte der zu importierenden Datei dem Citavi-Feld Titel zugeordnet wurde.
8. Wenn die Datei unterschiedliche Dokumententypen enthält, wiederholen Sie den Zuordnungsprozess für jeden Dokumententyp. Sobald Sie alle Dokumententyp-Feldzuordnungen definiert haben, beenden Sie die Feldzuordnung.
   Wenn Sie häufiger Dateien importieren möchten, die dieselbe Struktur aufweisen, können Sie Ihre Importdefinition abspeichern.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Citavi beginnt den Import.

Besonderheit: Sammelwerkbeiträge importieren

Wenn Sie eine Excel-Datei importieren, in der sich Sammelwerke und Sammelwerkbeiträge befinden, müssen Sie in der Excel-Datei zwei Spalten ergänzen, damit Citavi beim Import die Sammelwerkbeiträge mit dem Sammelwerk verknüpft.

• Fügen Sie eine Spalte für eine fortlaufende Nummer ein; die Spalte könnte Nr heißen. Diese Nummer muss bei jedem Sammelwerk einmalig sein. (Im Screenshot unten: Spalte A) Sie können auf diese Spalte verzichten, wenn z.B. jedes Sammelwerk durch eine ISBN eindeutig gekennzeichnet ist.
• Fügen Sie eine weitere Spalte ein, um bei Sammelwerkbeiträgen die "Kenn-Nummer" (oder die ISBN) des zugehörigen Sammelwerk einzutragen. Die Spalte könnte "In" heißen. (Im Screenshot unten: Spalte L)

Ihre Excel-Datei könnte so aussehen:

Starten Sie danach den Assistenten zum Importieren einer tabellarischen Datei (siehe oben). Bei der Definition, welche Felder aus Ihrer Datei in Citavi dem Dokumententyp Sammelwerk zugeordnet werden sollen, ordnen Sie die Spalte mit der fortlaufenden Nummer (bzw. ISBN) dem Citavi-Feld Import-ID zu:

Bei der Definition, welche Felder aus Ihrer Datei dem Dokumententyp Beitrag zugeordnet werden sollen, ordnen Sie die Spalte mit dem Rückverweis auf die fortlaufende Nummer dem Citavi-Feld Enthalten in (Import-ID) zu: