Citavi und SharePoint

Im folgenden Artikel beantworten wir Fragen zur gemeinsamen Nutzung von SharePoint und Citavi.

Zusammenfassung:

  1. Können lokale Citavi-Projekte über SharePoint geteilt und gemeinsam bearbeitet werden? — Nein.
  2. Können die Attachments auf SharePoint gespeichert werden? — Ja.
  3. Kann mit Citavis Word Add-In gemeinsam an Word-Dokumenten gearbeitet werden, die auf SharePoint gespeichert sind? — Ja.
  4. Kann Citavi weitergehend mit SharePoint integriert werden? — Nein.

1) Lokale Projekte auf SharePoint

Damit Citavi ein lokales Projekt verarbeiten kann, muss die Projektdatei (CTV6) auf der lokalen Festplatte oder auf einem LAN-Laufwerk gespeichert sein.

Das heißt zum einen, dass eine Zusammenarbeit über ein WAN (Wide Area Network) nicht unterstützt wird. Sie können also Citavi nicht den Pfad einer SharePoint-Webseite mitteilen und mit dem dort gespeicherten Citavi-Projekt arbeiten.

Zum anderen kann die Funktionsweise von Citavi mit dem Synchronisationsdienst von SharePoint kollidieren. Wir beschreiben das in diesem FAQ Artikel näher. Sie sollten darum ein lokales Projekt nicht in einem lokalen SharePoint-Ordner speichern.

2) Attachments auf SharePoint

Wenn Ihre Organisation mit SharePoint arbeitet, können Sie die Attachments eines Citavi-Projekts in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek speichern. Eine weitergehende Integration von Citavi und SharePoint (z.B. die Veröffentlichung der bibliographischen Angaben auf der SharePoint-Webseite) unterstützt Citavi nicht.

Attachments für lokale Projekte und DBServer-Projekte

SharePoint-Dokumentbibliotheken können in Windows als Netzlaufwerke eingebunden werden. Wenn Citavi die Attachments in diesem Netzlaufwerk speichert, werden sie automatisch in SharePoint angezeigt.

Allerdings gibt es bei dieser Integration erhebliche Probleme, die auf der Ebene von Windows liegen (siehe auch die Anmerkungen im o.g. Artikel). Wir raten von der Integration als Netzlaufwerk ab.

Stattdessen kann eine SharePoint-Dokumentbibliothek unter Verwendung von OneDrive for Business mit einer lokalen Festplatte synchronisiert werden. Diese Konfiguration funktioniert stabil, auch in Offline-Szenarien.

Nachdem Sie die Synchronisation in OneDrive for Business eingerichtet haben, können Sie den Attachments-Ordner in Citavi mit der Umgebungsvariablen userprofile wie folgt definieren: %userprofile%\SharePoint\[Projektname] - Dokumente

Die Synchronisationslösung hat allerdings den Nachteil, dass die gesamte SharePoint-Dokumentbibliothek auf alle beteiligten Clients synchronisiert wird.

Beachten Sie

Wenn Sie mit einem lokalen Projekt arbeiten, darf die Projektdatei (*.ctv6) nicht in der SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert werden, und zwar unabhängig davon, ob diese als Netzlaufwerk oder per Synchronisation eingebunden ist, siehe oben «1) Lokale Projekte auf SharePoint». Generell empfehlen wir im Zusammenhang mit SharePoint die Verwendung von Citavi for DBServer.

Attachments für Cloud-Projekte

Attachments (z.B. PDF-Dateien) werden bei Cloud-Projekten immer in der Citavi-Cloud gespeichert. Es ist nicht möglich, in Citavi ein Attachment so hinzuzufügen, dass es automatisch in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert wird.

Über einen Umweg ist die Zusammenarbeit von Cloud-Projekten und SharePoint dennoch möglich. Dieser Umweg setzt mind. Citavi 6.2 voraus und funktioniert ausschließlich mit SharePoint Online (Office 365), nicht mit On-Premises-SharePoint-Servern:

  1. Aktivieren Sie in der SharePoint-Administration die Möglichkeit, anonyme Links zu erstellen.
  2. Laden Sie auf der SharePoint-Seite das gewünschte Dokument hoch.
  3. Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf Teilen. Wählen Sie die Freigabeoption Jeder mit dem Link kann anzeigen und klicken Sie auf Link kopieren.
  4. Erstellen Sie in Citavi bei dem betreffenden Titel eine neue Internet-Adresse (STRG+Umschalt+A).
  5. Fügen Sie den kopierten Link in das Textfeld ein.
  6. Das Dokument wird von Citavi als externes Dokument behandelt (wie andere Dokumente im Internet auch). Falls es sich um ein PDF-Dokument handelt, können Sie in der Citavi-Vorschau Annotationen ergänzen. Achten Sie darauf, dass Sie bei der nachfolgend gezeigten Warnung die Option «Mit dem Online-PDF fortfahren» wählen.

Beachten Sie

Citavi indiziert keine PDF-Dateien, die Sie über einen SharePoint-Link mit einem Titel verknüpfen. Deshalb ist eine Volltextsuche in diesen PDF-Dateien nicht möglich.

3) Zusammenarbeit an Word-Dokumenten auf SharePoint

Word-Dokumente, die Sie auf SharePoint speichern, können Sie gemeinsam bearbeiten und dabei Citavis Word Add-In nutzen. Die Nachweise, die Sie einfügen, werden bei allen anderen Nutzern ebenfalls aktualisiert und angezeigt.

Bitte beachten Sie die Hinweise zu der Word-Funktion Änderungen nachverfolgen.

4) Weitergehende SharePoint-Integration

Eine darüber hinausgehende Integration mit SharePoint, etwa die Veröffentlichung der bibliographischen Angaben auf der SharePoint-Webseite, unterstützt Citavi nicht.