Excel-, Calc-, CSV-Dateien importieren

In einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel® oder OpenOffice.org Calc® liegen Daten in strukturierter Form vor:

In der ersten Zeile (Spaltenkopf) findet sich in der Regel eine kurze Beschreibung, welche Art von Daten in welcher Spalte eingetragen ist. In jeder Tabellenzeile beginnt ein neuer Datensatz. Auch einfache Textdateien können Daten enthalten, die in dieser Form strukturiert sind. Solche Dateien lassen sich gut in Citavi importieren.

Wenn Sie das erste Mal eine Datei mit tabellarischen Daten importieren, definieren Sie, welche Dokumententypen aus der zu importierenden Datei den Dokumententypen in Citavi entsprechen. Gibt es beispielsweise in der Datei den Dokumententyp Buch, so legen Sie fest, dass alle Daten, die sich auf ein »Buch« beziehen, in Citavi als Daten einer Monographie eingetragen werden sollen (s. unten Schritt 7).

1. Wählen Sie in der Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren.
2. Wählen Sie die Option Aus einer Datei mit tabellarischen Daten und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie, ob Sie eine Calc-, Excel-, SQLite oder eine Textdatei (Dateiendung *.txt oder *.csv) importieren möchten. (Wenn Sie bereits eine Importdefinition erstellt haben, erscheint diese hier mit der vorangestellten Formulierung [Eigene Importdefinition]).
4. Wählen Sie die zu importierende Datei auf Ihrer Festplatte aus. Gegebenenfalls enthält die Datei importierfähige Daten, die auf mehrere Blätter (Excel, Calc) oder auf mehrere Tabellen (Access) verteilt ist. Wählen Sie das Blatt oder die Tabelle aus, die die zu importierenden Dateien enthält.
5. Wenn die Datei nur einen einzigen Dokumententyp enthält (z. B. Zeitschriftenaufsätze) und darum keine Spalte mit Informationen über die Art der Dokumententypen aufweist, wählen Sie im Auswahlfeld Spalte den Eintrag Nicht vorhanden.
   Wenn die Datei Daten unterschiedlicher Dokumententypen enthält, wählen Sie im Auswahlfeld Spalte den Spaltennamen, der auf die Spalte mit den Dokumententypenbezeichnungen in der zu importierenden Datei verweist. Tragen Sie die Bezeichnungen für die Dokumententypen in der Datei neben die Bezeichnungen ein, die Citavi verwendet.
6. Wählen Sie den Dokumententyp in Citavi aus, für den Sie nun die einzelnen Feldzuordnungen vornehmen möchten.
7. Ordnen Sie jeder Spalte der Datei das korrespondierende Feld in Citavi zu.
   Anmerkung: Für den erfolgreichen Import ist es nötig, dass mindestens eine Spalte der zu importierenden Datei dem Citavi-Feld Titel zugeordnet wurde.
8. Wenn die Datei unterschiedliche Dokumententypen enthält, wiederholen Sie den Zuordnungsprozess für jeden Dokumententyp. Sobald Sie alle Dokumententyp-Feldzuordnungen definiert haben, beenden Sie die Feldzuordnung.
   Wenn Sie häufiger Dateien importieren möchten, die dieselbe Struktur aufweisen, können Sie Ihre Importdefinition abspeichern.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Citavi beginnt den Import.

Hinweis

Je nach Größe der Excel-Datei kann das Vorbereiten des Importvorgangs mehrere Minuten dauern.

Tipps zum Import

Dateien importieren

Sie möchten evt. Grafiken als Cover für Bücher importieren oder PDF-Dateien als Attachments an die importieren Titel hängen. In Ihrer Excel-Datei erstellen Sie dazu jeweils eine Spalte für die Cover und die Attachments. Tragen Sie dort den Pfad zu den Dateien ein, z.B. C:\Users\john.doe\Documents\PDFs\Steinert_A systematic review of fac dev initiatives.pdf. Beim Importassistenten wählen Sie für Attachments als Ziel das Citavi-Feld Standorte (elektronisch); für Cover wählen Sie das Citavi-Feld Cover (Datei).

Importieren Sie die Excel-Datei in ein Cloud-Projekt werden die Grafiken und Attachments unmittelbar in die Cloud geladen. Importieren Sie die Excel-Datei in ein lokales Projekt speichert Citavi nur den Pfad zu den Attachments. Sie können alle PDFs auf einmal in den Ordner Citavi Attachments kopieren oder verschieben.

Standort-Informationen importieren

Wenn Sie für einen Titel mehrere Standorte beim Import anlegen möchten, müssen Sie dafür in Ihrer Excel-Datei mehrere Spalten anlegen. Diese Spalten müssen in der Tabelle folgende Reihenfolge haben:

Ablage 1, Signatur 1, Notizen 1, Ablage 2, Signatur 2, Notizen 2, ...

Citavi ordnet beim Import diese Angaben immer dem zuletzt kreierten Standort zu. Wenn der letzte angelegte Standort ein zu importierendes Feld bereits hat (wenn er also schon eine Ablage hat), dann erstellt er einen neuen Standort. Es sollten also erst alle Felder eines Standorts importiert werden, und dann die des nächsten.

Kategorien importieren

Sie können eine Spalte für Kategorien in Ihrer Tabelle anlegen, um in Citavi ein Kategoriensystem zu erzeugen. Es ist aber nicht möglich, die hierarchische Ordnung zu übernehmen. Diese würden Sie nach dem Import in Citavi über die Pfeiltasten wiederherstellen.

Beachten Sie bei der Vorbereitung des Imports, dass Citavi auf genau gleiche Schreibweise bei den Kategorien achtet. Wenn Sie bei einem Titel mehrere Kategorien verwenden, sollten die Kategorien nur durch ein Semikolon und nicht noch durch ein Leerzeichen nach dem Semikolon getrennt sein:

Titel 1 | Geschichte

Titel 2 | Wirtschaft

Titel 3 | Geschichte;Wirtschaft

(Für Schlagwörter gilt diese Regel nicht.)

Marken importieren

In Citavi können Sie jedem Titel eine blaue und/oder rote Marke zuweisen, um diesen Titel schnell zu kennzeichnen. Wenn Sie bereits solche Markierungen in Ihrer Excel-Datei verwenden, erstellen Sie jeweils eine Spalte für die blaue und die rote Marke. Tragen Sie dort die Werte nicht leer oder leer ein.

Besonderheit: Sammelwerkbeiträge importieren

Wenn Sie eine Excel-Datei importieren, in der sich Sammelwerke und Sammelwerkbeiträge befinden, müssen Sie in der Excel-Datei zwei Spalten ergänzen, damit Citavi beim Import die Sammelwerkbeiträge mit dem Sammelwerk verknüpft.

• Fügen Sie eine Spalte für eine fortlaufende Nummer ein; die Spalte könnte Nr heißen. Diese Nummer muss bei jedem Sammelwerk einmalig sein. (Im Screenshot unten: Spalte A) Sie können auf diese Spalte verzichten, wenn z.B. jedes Sammelwerk durch eine ISBN eindeutig gekennzeichnet ist.
• Fügen Sie eine weitere Spalte ein, um bei Sammelwerkbeiträgen die "Kenn-Nummer" (oder die ISBN) des zugehörigen Sammelwerk einzutragen. Die Spalte könnte "In" heißen. (Im Screenshot unten: Spalte B)

Ihre Excel-Datei könnte so aussehen:

Starten Sie danach den Assistenten zum Importieren einer tabellarischen Datei (siehe oben). Bei der Definition, welche Felder aus Ihrer Datei in Citavi dem Dokumententyp Sammelwerk zugeordnet werden sollen, ordnen Sie die Spalte mit der fortlaufenden Nummer (bzw. ISBN) dem Citavi-Feld Import-ID zu:

Bei der Definition, welche Felder aus Ihrer Datei dem Dokumententyp Beitrag zugeordnet werden sollen, ordnen Sie die Spalte mit dem Rückverweis auf die fortlaufende Nummer dem Citavi-Feld Enthalten in (Import-ID) zu: