Tipps fürs Lektorat

Wenn Sie Ihre Arbeit vor der Veröffentlichung an ein Lektorat zum Korrekturlesen geben, sind die folgenden Hinweise für beide Seiten nützlich.

Das Wichtigste in Kürze

Ihr Lektorat muss den Text mit Microsoft Word bearbeiten. Die Datei muss im Format DOCX bearbeitet werden.
Bei Verwendung der Word-Funktion Änderung nachverfolgen, soll das Lektorat nicht die Option Markup keine verwenden.

Häufige Fragen:

• Müssen die Felder, die über Citavis Word Add-In in die Veröffentlichung eingefügt wurden, vor der Weitergabe ans Lektorat in statischen Text umgewandelt werden.
  Nein. Citavis Word Add-In fügt die Quellen aus Ihrem Projekt als Felder in Ihr Word-Dokument ein. Ein Feld ist ein Platzhalter, an dessen Stelle Word veränderliche Daten anzeigt. Dies können Objekte sein, die Word automatisch aktualisiert (z.B. ein Inhaltsverzeichnis) oder auch Informationen über das Word-Dokument (z.B. Seitenzahlen). Immer wenn Sie Fußnoten, Seitenzahlen, Nummerierungen oder Grafiken platzieren, fügt Word nicht den eigentlichen Text, sondern ein Feld ein. Das Gleiche gilt für die bibliographischen Informationen, die Sie aus einem Citavi-Projekt mit Hilfe von Citavis Word Add-In in Ihr Dokument einfügen. Es besteht im Hinblick auf das Lektorat keine Notwendigkeit, die Citavi-Felder in statischen Text umzuwandeln.

• Gibt es eine Möglichkeit, die Veröffentlichung weiter zu bearbeiten, während eine Kopie beim Lektorat geprüft wird?
  Ja. Ab Word 2010 können Sie ein Word-Dokument im Cloudspeicher von Microsoft (OneDrive) speichern, um dann das entsprechende Dokument für bestimmte Personen zum Lesen oder auch zur Bearbeitung freizugeben, s.a. Microsoft FAQ. In der Konsequenz bedeutet das, dass das Lektorat bereits ein Kapitel X bearbeiten kann, während Sie parallel am Kapitel Y schreiben.
  Wenn Sie nicht auf die Cloud-Lösung setzen möchten, besteht die Alternative darin, jedes Kapitel Ihrer Publikation in einer eigenen Word-Datei zu verfassen und jeweils nur das Kapitel zum Lektorat zu geben, an dem Sie für einige Zeit nicht arbeiten müssen. Sobald alle redaktionellen Arbeiten abgeschlossen sind, können Sie alle Dokumente in ein neues Dokument kopieren. Falls Sie einen Zitationsstil verwenden, der ein Literaturverzeichnis erzeugt (einige Fußnoten-Stile machen das nicht), erscheint am Ende jedes Kapitels ein Verzeichnis der in dem jeweiligen Kapitel zitierten Literatur. Diese kapitelweisen Literaturverzeichnisse löschen Sie einfach; klicken Sie in Citavis Word Add-In auf die Schaltfläche Aktualisieren, damit Citavi am Ende des Dokuments ein Verzeichnis aller zitierten Titel erstellt. Dieses Verzeichnis können Sie bei Bedarf an eine andere Position verschieben.

• Kann die Lektorin/der Lektor die Word-Funktion „Änderungen nachverfolgen“ nutzen, um Korrekturvorschläge im Dokument anzubringen.
  Ja, aber es gibt eine Einschränkung: Sie dürfen nicht bei der Word-Funktion Änderungen nachverfolgen die Option Markup keine nutzen. Die Option Markup keine sorgt dafür, dass Ihre Änderungen am Text so dargestellt werden, als hätten Sie diese sofort übernommen. Ein alter Text, den Sie geändert haben, bleibt aber erhalten; er wird lediglich ausgeblendet. So kann es vorkommen, dass eine Referenz, die Sie mit dem Word Add-In in den Text eingefügt und dann gelöscht haben, immer noch im Word-Dokument vorhanden ist. Citavi kann nun bestimmte Regeln des Zitationsstils nicht mehr korrekt anwenden, z.B. Mehrdeutigkeitsnachweise oder Nummerierungen nach der Reihenfolge der Sortierung. Auch erscheint der gelöschte Titel weiterhin auf der Karteikarte Nachweise.
• Wie kann die Lektorin/der Lektor auf Fehler bei Zitationen im Text oder im Literaturverzeichnis hinweisen?
  Bitten Sie das Lektorat, an den betreffenden Stellen die Word-Funktion Einfügen > Kommentar zu nutzen.

Wichtig

Die von Ihnen erstellte Word-Datei darf nicht mit LibreOffice Writer oder Google Docs bearbeitet werden. Die Programme zerstören alle von Citavis Word Add-In eingefügten Felder. Das trifft auch zu, wenn in LibreOffice der Befehl Word 2007-2019-Format benutzen gewählt wurde. Falls Ihr Lektorat diese Warnung ignoriert hat, müssen Sie auf die Sicherungskopien Ihrer Word-Datei zurückgreifen.