Gültigkeit der Einstellungsdatei

Über die Einstellungsdatei können Hochschulen die Zugangsdaten zu kostenpflichtigen Datenbanken mit Hochschulangehörigen verschlüsselt teilen. Es stellt sich die Frage, was mit diesen Zugangsdaten passiert, wenn der Nutzer die Hochschule verlässt.

Fall 1: Nutzer verlässt die Hochschule, der Citavi Account ist verifiziert und die Lizenz noch mehrere Monate gültig

Die Einstellungen bleiben auch dann erhalten, wenn der Nutzer nicht mehr Mitglied der Organisation ist. Das betrifft auch möglicherweise Passwörter zu geschützten Datenbanken, die über die Einstellungsdatei in verschlüsselter Form geteilt werden.

Spätestens nach zwei Jahren (oder nach einem Computerwechsel) muss Citavi den sogenannten AccessKey zum Citavi Account erneuern. Das wird mangels gültigem Hochschul-Mail-Konto oder aufgrund einer negativen Shibboleth-Prüfung nicht mehr gelingen. Die Campuslizenz im Citavi Account wird dadurch nicht mehr verifiziert. Der Kunde kann die Zugangsdaten zu den kostenpflichtigen Datenbanken nicht mehr nutzen.

Fall 2: Nutzer verlässt die Hochschule, die Campuslizenz seiner Hochschule wurde erneuert, aber er kann diese nicht mehr verifizieren

Der Anwender nutzt Citavi zwar noch über seine nicht mehr gültige E-Mail-Adresse und sein Passwort, aber ohne Campuslizenz. Die Zugangsdaten zu lizenzpflichtigen Datenbanken können nicht mehr genutzt werden.

Fall 3: Nutzer wechselt die Hochschule

In einer Übergangsphase hat der Nutzer eventuell zwei gültige Citavi Accounts: einmal von der ehemaligen Hochschule und einmal von der neuen Hochschule. Er führt beide Accounts zusammen und wählt seine E-Mail-Adresse der neuen Hochschule als primäre Mail-Adresse.

Die Einstellungen von der ehemaligen Hochschule bleiben erhalten, auch möglicherweise geschützte Passwörter. Bietet die neue Hochschule auch eine Einstellungsdatei an, kann der Nutzer diese Einstellungen zusätzlich übernehmen. Nur bei Feldern, die eine Einzelauswahl erfordern (z.B. Zugang zu E-Ressourcen), überschreibt die neue Einstellungsdatei die Werte der alten Einstellungsdatei.