Importar un archivo Excel, Calc o CSV

Los programas de hojas de cálculo (como Microsoft Excel® u OpenOffice.org Calc®) guardan la información estructurada, por lo general en forma de tabla:

La primera fila de una tabla, la fila del encabezado, suele contener una descripción de la información guardada en cada columna. Incluso los archivos de texto sencillos contienen información estructurada de esta forma. Importar todos estos archivos a Citavi es relativamente fácil.

La primera vez que importe un archivo de texto con datos en forma de tabla, tendrá que especificar cómo quiere que se asignen los tipos de documento del archivo a los tipos de documento de Citavi. Si, por ejemplo, en su tabla existe la descripción "página web", puede decirle a Citavi que introduzca estos datos como un documento de Internet (véase el paso 7 más adelante).

1.En la Gestión de referencias bibliográficas, haga clic en el menú Archivo y en Importar.

2.Seleccione la opción De un archivo con una tabla de datos y haga clic en Siguiente.

3.Seleccione el formato del archivo que quiere importar y haga clic en Siguiente. (Si ya ha creado un filtro de importación, se mostrará aquí).

4.Haga clic en Explorar, seleccione el archivo que quiere importar y haga clic en Siguiente. Si la hoja de cálculo o la base de datos contiene más de una hoja de trabajo o tabla, seleccione la que contenga los títulos que desea importar y haga clic en Siguiente.

5.Si su archivo solo incluye un tipo de documento (por ejemplo, artículos de revista), y, por esa razón, no contiene una columna de tipos de documento, seleccione No disponible en el menú Columna/campo.
Si el archivo contiene una columna con el tipo de documento, seleccione la columna/el campo que lo contenga en el menú Columna/campo. A continuación, escriba para cada tipo de documento de Citavi el nombre del tipo de documento tal como aparece en el archivo. Por ejemplo, si en su archivo los artículos de revista se llaman "artículo", escriba "artículo" junto a Artículo de revista.

6.Seleccione el tipo de documento para el que quiere definir la asignación de campos y haga clic en Siguiente.

7.Asigne los campos del archivo fuente a los campos de Citavi que correspondan para el tipo de documento.
Tenga en cuenta lo siguiente: para que la importación funcione correctamente, como mínimo una columna debe estar asignada al campo Título de Citavi.

8.Cuando termine con un tipo de documento, verá el mensaje "¿Quiere definir la asignación de campos para otro tipo de documento?". Si hay más tipos de documento en el archivo fuente que desea definir, seleccione al opción Sí. Después, haga clic en Siguiente.
Para guardar el filtro personalizado que ha creado, para hacer importaciones en el futuro usando la misma estructura de campos, seleccione Guardar como y escriba un nombre.

9.Haga clic en Siguiente para iniciar la importación.

Consejos para la importación

Importar archivos

Es posible que quiera importar imágenes como cubiertas para libros, o archivos PDF como adjuntos. Para hacerlo, cree una columna para cubiertas o para adjuntos. Introduzca la ruta de los archivos; por ejemplo, C:\Users\john.doe\Documents\PDFs\Steinert_A systematic review of fac dev initiatives.pdf. Si importa un archivo Excel a un proyecto en la nube, las imágenes y los adjuntos se importarán al proyecto en la nube. Si importa el archivo Excel a un proyecto local, Citavi solo guardará la ruta a los adjuntos. En este caso, puede copiar o mover los PDF al archivo Adjuntos de Citavi.

Importar información de ubicación

Si quiere importar de una vez varias ubicaciones para un título, tendrá que añadir varias columnas a su archivo de Excel. Las columnas tienen que estar en el siguiente orden:

Ubicación 1, Número 1, Notas 1, Ubicación 2, Número 2, Notas 2, ...

Durante la importación, Citavi añadirá esta información a la ubicación que se haya creado más recientemente. Si la ubicación creada más recientemente ya tenía un campo que se iba a importar (si ya tenía una ubicación), Citavi creará una nueva ubicación. Así, todos los campos para una ubicación deberían importarse antes de importar la siguiente ubicación.

Importar categorías

Puede crear una columna para categorías en su tabla para crear un árbol de categorías en Citavi. Sin embargo, no es posible añadir una estructura jerárquica. Tras la importación, tendrá que usar las teclas de flecha para colocar las categorías en el orden correcto.

Si un título tiene varias categorías, asegúrese de separarlas con un punto y coma y sin espacios antes de comenzar con la importación:

Título 1 | Historia

Título 2 | Economía

Título 3 | Historia;Economía

Esta norma no se aplica a las palabras clave.

Importar etiquetas

En Citavi, puede usar una etiqueta azul o roja para marcar un título. Si ya utiliza una denominación similar en su archivo de Excel, cree una columna para la marca azul y una para la marca roja. Introduzca el valor no vacío o vacío.

Caso especial: importar contribuciones en libros (compilaciones)

Los archivos de Excel que contengan compilaciones y contribuciones en compilaciones requieren dos columnas adicionales para que se puedan importar correctamente.

•Inserte una columna para numerar secuencialmente las filas de sus archivos de Excel (véase la captura de pantalla que se incluye más abajo: columna A, marca n.º); cada número debe ser único. Esto no es necesario si las compilaciones se pueden identificar individualmente con otras marcas, como el número ISBN.

•Inserte otra columna para introducir el número ID o el ISBN de las compilaciones que correspondan (véase la captura de pantalla más abajo: columna B).

Su hoja de cálculo de Excel puede tener este aspecto:

Abra el asistente para importar un archivo que contenga datos en forma de tabla (v. más arriba). Esto le permitirá especificar qué campos del archivo de origen están asociados con el tipo de documento Libro (compilación). Seleccione ahora la columna que contenga la numeración secuencial definida previamente, y asóciela con el campo de Citavi llamado ID de importación. Recuerde asignar también los demás campos del archivo de origen a los campos de Citavi que correspondan para el tipo de documento seleccionado:

Proceda del mismo modo para determinar qué celdas están asociadas con el tipo de documento Contribución. Seleccione la columna que contenga el ID o el ISBN y vincúlela al campo de Citavi llamado A (ID de importación). Así, Citavi podrá identificar la referencia principal para cada contribución: