Teamfunktionen im Überblick

Welches Citavi für welches Team?

• Citavi for Windows eignet sich für kleine Teams, die Zugriff auf ein gemeinsames Netzlaufwerk haben.
• Citavi for DBServer eignet sich für große Teams, die nicht unbedingt alle Mitglied der gleichen Organisation sein müssen.

Für kleine Teams: Citavi for Windows

Damit Sie mit mehreren Personen an einem Citavi-Projekt arbeiten können, verwenden Sie Citavi for Windows. Dafür müssen nur wenige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Im Team bearbeiten nicht mehr als drei Personen gleichzeitig das Projekt.
• Das Projekt ist in einem Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk innerhalb eines Windows-Arbeitsplatznetzwerks (LAN) gespeichert.

Es ist also einfach, im Team an einem Projekt zu arbeiten. Es gibt aber auch Einschränkungen:

• Alle Teammitglieder müssen Zugriff auf das Netzlaufwerk haben. Heimarbeiter stellen erst eine VPN-Verbindung zum Netzwerk her, bevor sie ein Teamprojekt öffnen.
• Citavi for Windows kann keine differenzierten Zugriffsrechte vergeben. Deshalb erhalten grundsätzlich alle Personen Schreibrechte für die Projekte. Es ist allerdings möglich, den Netzlaufwerk-Ordner, in dem das Citavi-Projekt liegt, mit Windows-Zugriffsrechten vor dem Lesen oder Ändern durch unberechtigte Personen zu schützen, so wie jeden anderen Netzlaufwerk-Ordner auch. Wenden Sie sich dazu an Ihren Windows-Systemadministrator. Darüber hinaus können Personen, die Citavi ohne Lizenzdaten (= Citavi Free) verwenden, Projekte mit Leserechten öffnen. Hintergrund: Projekte werden automatisch vor Änderungen geschützt, wenn sie mehr als 100 Titel umfassen und in Citavi Free geöffnet werden.

Wichtig

Die gemeinsame Arbeit an einem Teamprojekt erfordert, dass alle Beteiligten über dieselbe Citavi-Version verfügen. Es ist nicht möglich, ein Teamprojekt zu bearbeiten, wenn einige Teammitglieder Citavi 3 oder 4 und andere Citavi 5 nutzen.

Diese Einsatzszenarien werden nicht unterstützt:

• LAN-Freigaben unter Samba, AFS.
• WAN-Zusammenarbeit mit WebDAV, Remote FTP, Dropbox bzw. OneDrive bzw. OwnCloud oder anderen Protokollen/Diensten. Technischer Hintergrund ist, dass Citavi-Projekte SQLite-Datenbanken sind. SQLite ist kein Datenbank-Server, sondern eine dateibasierte Datenbank. Bei dateibasierten Datenbanken muss das Betriebssystem die Sperrung der Datei im Multi-User-Betrieb garantieren. Dies funktioniert bei Samba, WebDAV und anderen Protokollen nicht zuverlässig genug.

Für große Teams: Citavi for DBServer

Um mit vielen Personen an einem Citavi-Projekt zu arbeiten, nutzen Sie Citavi for DBServer. Neben der größeren Nutzerzahl haben Sie weitere Vorteile:

• Die Teammitglieder sind üblicherweise Mitglieder einer Domain, was die Benutzerverwaltung vereinfacht. Beachten Sie, dass für den Zugriff auf die Attachments (PDF-Dateien, Grafik-Dateien) ein gemeinsames Netzlaufwerk vorhanden sein muss. Das kann auch ein WebDAV-Laufwerk o.ä. sein.
• Für jedes Teammitglied können projektspezifische Zugriffsrechte definiert werden.
• Ergänzend oder anstelle von personalisierten Lizenzen (named licenses) bei Citavi for Windows können Sie bei Citavi for DBServer per seat licenses oder concurrent licenses nutzen. Bei per seat licenses für z. B. fünf Mitarbeiter können alle fünf Mitarbeiter jederzeit im Teamprojekt arbeiten. Bei einer concurrent license für fünf Mitarbeiter können dagegen sehr viel mehr Mitarbeiter auf das Teamprojekt zugreifen; zeitgleich sind es aber maximal fünf. Das heißt: wer als sechster das Projekt öffnen will, muss warten, bis ein anderer Mitarbeiter seine Arbeit beendet hat. Sie können per seat und concurrent licenses auch kombinieren, etwa für den Fall, dass einige Kollegen jederzeit Zugriff benötigen, andere aber nur sporadisch mitarbeiten.