Arbeiten mit einem Zentraldokument

Word bietet Ihnen die Möglichkeit, sehr große Dokumente in kleinere Dokumente aufzuteilen, um diese dann getrennt zu bearbeiten. Als Ergebnis dieser Aufteilung erhalten Sie ein Zentraldokument (auch Masterdokument genannt), in dem Hyperlinks zu Filialdokumenten enthalten sind.

Hinweise zum Aktualisieren eines Zentraldokuments nach dem Wechsel von Citavi 5 auf Citavi 6 finden Sie am Ende dieses Kapitels.

Ein neues Zentraldokument mit Ihren Citavi-Kategorien erstellen

1.Erstellen Sie ein neues Dokument, und zwar vorzugsweise in einem neu angelegten Ordner auf Ihrem Computer, der später auch die Filialdokumente aufnehmen soll.

2.Verknüpfen Sie das Dokument mit Ihrem Citavi-Projekt.

3.Übernehmen Sie die Kategorien aus Ihrem Citavi-Projekt.

4.Klicken Sie im Bereich Dokumentenansichten (ab Word 2106: Registerkarte Ansicht) auf Gliederung, um in die Gliederungsansicht zu wechseln.

5.Markieren Sie in der Gliederungsansicht im Zentraldokument die Überschriften, aus denen Word Filialdokumente erstellen soll.

Tipp

Word wird im Schritt 7 (siehe unten) die Überschriften nutzen, um daraus den Namen der Filialdokumente zu bilden. Die neuen Dokumente erscheinen dann in Ihrem Ordner (siehe oben Schritt 1) in einer unpraktischen Reihenfolge. Besser ist es darum, zu Beginn der Überschriften Zahlen als Sortierhilfe einzufügen: 01, 02, 03 ... Sobald alle Filialdokumente erstellt wurden, öffnen Sie die einzelnen Dokumente und löschen die Zahlen in der ersten Überschrift.

6.Klicken Sie in der Gruppe Zentraldokument auf Dokument anzeigen und dann auf Erstellen.

7.Speichern Sie die Datei. Word erstellt nun die Filialdokumente.

Nach dem Speichern können Sie die erzeugten Filialdokumente separat öffnen und bearbeiten. Alle Änderungen in den Filialdokumenten sehen Sie auch im Zentraldokument. Zur vollständigen Anzeige wechseln Sie wieder zur Gliederungsansicht und klicken Sie in der Gruppe Zentraldokument auf Filialdokumente erweitern.

Ein neues Zentraldokument erstellen, ohne Ihre Citavi-Kategorien zu verwenden

1.Erstellen Sie ein neues Dokument, und zwar vorzugsweise in einem neu angelegten Ordner auf Ihrem Computer, der später auch die Filialdokumente aufnehmen soll. Klicken Sie im Bereich Dokumentenansichten auf Gliederung, um in die Gliederungsansicht zu wechseln.

2.Geben Sie eine Überschrift für das Gesamtdokument ein.

3.Geben Sie weitere Überschriften für jedes Kapitel ein, aus dem Sie Filialdokumente erzeugen wollen. (Word orientiert sich dabei an der eingebauten Formatvorlage »Überschrift 1«.)

4.Markieren Sie in der Gliederungsansicht im Zentraldokument die Überschriften, aus denen Word Filialdokumente erstellen soll.

5.Klicken Sie in der Gruppe Zentraldokument auf Erstellen.

6.Speichern Sie die Word-Datei. Word erstellt nun die Filialdokumente. Word nutzt zur Benennung der Filialdokumente die ersten Zeichen der Überschrift, die Sie in der Gliederungsansicht den einzelnen Kapiteln zugewiesen haben.

Nach dem Speichern können Sie die erzeugten Filialdokumente separat öffnen und bearbeiten. Alle Änderungen in den Filialdokumenten sehen Sie auch im Zentraldokument. Zur vollständigen Anzeige wechseln Sie wieder zur Gliederungsansicht und klicken Sie in der Gruppe Zentraldokument auf Filialdokumente erweitern.

Word Add-in mit Filialdokumenten nutzen

1.Verknüpfen Sie jedes Filialdokument mit Ihrem Citavi Projekt.

2.Citavi erstellt ein Literaturverzeichnis an das Ende jedes Filialdokuments.

3.Stellen Sie Ihre Arbeit weitgehend fertig.

4.Schließen Sie alle Filialdokumente und öffnen Sie das Zentraldokument. Löschen Sie dort am Ende jedes Kapitels das Literaturverzeichnis, das Citavis Word Add-in angelegt hat.

5.Wählen Sie im Menüband Citavi den Befehl Aktualisieren. Das Word Add-in erzeugt am Ende des Zentraldokuments ein Literaturverzeichnis, das alle in den unterschiedlichen Filialdokumenten zitierten Titel enthält.

Ein Zentraldokument mit Citavi 6 aktualisieren, das Sie mit Citavi 5 begonnen haben

1.Erstellen Sie einen neuen Ordner.

2.Öffnen Sie ein Filialdokument, das Sie mit Citavis Word Add-in aus Citavi 5 erstellt haben.

3.Speichern Sie das Filialdokument in dem neuen Ordner. Ändern Sie nicht (!) den Dateinamen.

4.Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für alle Filialdokumente.

5.Kopieren Sie das alte Zentraldokument in den neuen Ordner.