Daten aus Reference Manager importieren

Citavi kann Reference Manager-Datenbanken importieren (Video bei YouTube). Um Ihre mit Reference Manager erstellten Word-Dokumente mit Citavis Word Add-In weiter zu bearbeiten, wählen Sie im Word Add-In aus dem Menü Umwandeln den Befehl EndNote- oder RefMan-Felder in Citavi-Felder umwandeln (Video bei YouTube).

Hinweis

Wenn Sie mehrere Reference Manager-Datenbanken genutzt haben, um Veröffentlichungen mit Word zu erstellen, importieren Sie jede RefMan-Datenbank in ein einzelnes Citavi-Projekt. Im Anschluss wandeln Sie mit Hilfe von Citavis Word Add-In die Reference Manager-Felder in Citavi-Felder um. Erst nach der Konvertierung aller Word-Dateien können Sie bei Bedarf die einzelnen Citavi-Projekte zusammenfügen.

Reference Manager Daten in Citavi importieren

Hinweis

Reference Manager erlaubte, Felder frei zu definieren. Wenn Sie diese Möglichkeit genutzt haben, nehmen Sie vor dem Import Ihrer RefMan-Datenbank Kontakt mit dem Citavi-Support auf. Wir beraten Sie, wie Sie Ihre Daten optimal übernehmen. Fortgeschrittene Anwender mögen ggf. selbst den Import-Filter anpassen (s. Abschnitt Reference Manager Import-Filter anpassen).

1. Wählen Sie im Reference Manager aus dem Menü File den Befehl Export.
2. Wählen Sie als Output format die Option RIS.
3. Starten Sie Citavi. Wählen Sie in der Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren.
4. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren.
5. Wählen Sie Reference Manager (via RIS-Export) und klicken Sie Weiter.
6. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die RIS-Datei auszuwählen, die Sie im Schritt 2 erstellt haben.
7. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen.
8. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren.
9. Treffen Sie Ihre Wahl. Der Import startet. Klicken Sie auf Titel übernehmen. Citavi sucht in der exportierten RIS-Datei nach Pfad-Angaben zu verknüpften PDF-Dateien, um diese in den Ordner Citavi Attachments Ihres Projekts zu kopieren.

Reference Manager Import-Filter anpassen

Falls Sie die Dokumententypen von Reference Manager für Ihre Zwecke angepasst hatten, möchten Sie ggf. den Import der Daten in Citavi anpassen. Sie sollten die ersten Testimporte mit einem angepassten Importfilter in ein leeres Citavi-Projekt vornehmen, um sich vom Erfolg Ihrer Anpassungen zu überzeugen.

1. Wechseln Sie im Windows Datei-Explorer zum Verzeichnis C:\Users\IHR.NAME\AppData\Local\Swiss Academic Software\Citavi 6\Settings\Mappings.
2. Erstellen Sie eine Kopie der Datei ReferenceManager_RIS_Text.CitaviTX.
   (Wenn Sie die Datei nicht in dem Verzeichnis finden, folgen Sie zuerst den Schritten 3-5 aus dem vorhergehenden Abschnitt Daten aus Reference Manager importieren.)
3. Ändern Sie vorübergehend die Dateiendung von CitaviTX zu XML, damit Ihr Editor die Syntax farblich hervorhebt.
4. Zum Bearbeiten der Datei empfehlen wir die Anwendung Notepad++. Öffnen Sie die Datei ReferenceManager_RIS_Text.XML in Ihrem Editor. In Notepad++ schließen Sie alle XML-Knoten durch Drücken der Tastenkombination ALT+0.
5. Ändern Sie den Namen des Filters, damit Sie später in Citavi Ihren angepassten Filter leicht erkennen. Ersetzen Sie dazu den Inhalt des Knotens <DisplayName>, z.B. durch RefMan-Import ACME.
6. Ändern Sie die Identifikationsnummer (ID). Erzeugen Sie unter http://www.guidgen.com/ eine neue ID. Ersetzen Sie den Inhalt des Knotens <ID> durch Ihre neu erzeugte ID.
7. Passen Sie die Dokumententyp-Zuordnungen an. Vielleicht haben Sie in Reference Manager den Dokumententyp Thesis/Dissertation verwendet, um damit interne Dokumente zu erfassen. In Citavi möchten Sie dazu den Dokumententyp Graue Literatur, Bericht, Report verwenden. Hierzu bearbeiten Sie den Inhalt des Knotensets <ReferenceTypeMapping>. Innerhalb dieses Knotensets finden Sie mehrere Knoten mit folgender Struktur:
   
   Um einen bestehenden Knoten anzupassen, tragen Sie beim Attribut referenceType den neuen Wert ein, in unserem Beispiel UnpublishedWork.
   Um einen neuen Knoten zu erzeugen, kopieren Sie eine Zeile und tragen Sie beim Attribut requiredPattern den Namen des Dokumententyps ein, den Reference Manager intern verwendet (s. Tabelle) und beim Attribut referenceType den Namen des Dokumententyps, den Citavi intern verwendet (s. Tabelle).
8. Passen Sie die Feld-Zuordnungen an (field mapping). Für jeden Dokumententyp legen Sie fest, welche Reference Manager-Felder in welche Citavi-Felder übertragen werden sollen. Vielleicht haben Sie in Reference Manager beim Dokumententyp Thesis/Dissertation das Feld Degree (= Misc1) verwendet, um damit den Vertraulichkeitsgrad eines Dokuments zu dokumentieren. In Citavi möchten Sie dazu beim Dokumententyp Graue Literatur, Bericht, Report das Feld Freitext 1 (= CustomField1) verwenden. Hierzu bearbeiten Sie den Inhalt des Knotensets <FieldMappingTable>. Innerhalb dieses Knotensets finden Sie für jeden Dokumententyp ein eigenes Knotenset. Innerhalb dieser Knotensets dann für jedes genutzte Feld einen weiteren Knoten mit folgender Struktur:
   
   Um den Knoten anzupassen, tragen Sie beim Attribut fieldType den neuen Wert ein, in unserem Beispiel CustomField1. Die internen Namen der von Citavi verwendeten Felder finden Sie in dieser Tabelle.
   Wenn ein Field-Mapping für einen Dokumententyp nicht definiert ist, wird auf den defaultReferenceType zurückgegriffen, der im Knoten <ReferenceTypeMapping> definiert wird, das ist standardmäßig Book.
9. Bevor Sie den Importfilter testen, ändern Sie wieder die Dateiendung zu CitaviTX.
10. Führen Sie nun den Import durch. Starten Sie Citavi neu. Wählen Sie in Citavi aus dem Menü Datei den Befehl Importieren > Aus einer anderen Literaturverwaltung > Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie Ihren Filter aus. Wählen Sie dann die RefMan-Datenbank aus.